Sachverhalt:

A) Vorbemerkungen:

Prüfungsauftrag, Art und der Umfang der Prüfung durch das Gemeindeprüfungsamt des Kreises Plön ergeben sich aus dem vorliegenden Prüfungsbericht. Ergänzende Erläuterungen durch die Leiterin des Gemeindeprüfungsamtes sowie der Prüfgruppenleitung erfolgten in dem Abschlussgespräch am 27.09.2017, zu dem alle Mitglieder des Hauptausschusses sowie die Mitglieder des Amtsausschusses nachrichtlich eingeladen waren. Dabei ist neben inhaltlichen Hinweisen darauf hingewiesen worden, dass zu gewissen Prüfungsfeststellungen eine Stellungnahme erwartet wird, zu vielen jedoch, zum Teil sogar ausdrücklich, nicht. Die Hinweise, zu denen eine Stellungnahme erwartet wird, sind in einer gesonderten Aufstellung am Ende des Prüfberichtes aufgelistet.

Eine Stellungnahme der Verwaltung erfolgt in der Reihenfolge der Liste der Prüfungsfeststellungen, zu denen eine Stellungnahme erwartet wird.

Es ist notwendig, dass sich die Gremien der Selbstverwaltung mit den Inhalten der Prüfung sowie den verwaltungsseitigen Stellungnahmen auseinandersetzen und einen Beschluss fassen. Seitens der Verwaltung wird empfohlen, sich per Beschluss der verwaltungsseitigen Stellungnahme anzuschließen.

Auch wenn es sicher der besseren Lesbarkeit dienen würde, wird darauf verzichtet, den Prüfungstext, auf den sich nachfolgende Bemerkungen beziehen, erneut wiederzugeben.

Vorab zu einzelnen Themen ist nun zunächst anzumerken, dass durch das Gemeindeprüfungsamt bestätigt wurde, dass die Gemeinde Ostseebad Laboe während des Berichtszeitraumes 2012 bis 2016 die wahrzunehmenden Aufgaben unter Beachtung der gesetzlichen Bestimmungen durchgeführt hat. Zugleich konnte die Prüfungsbehörde bestätigen, dass die Haushaltswirtschaft der Gemeinde im Rahmen der Gesetze und Vorschriften wahrgenommen wird. So wurde das Verfahren im Zusammenhang mit dem Erlass der Haushaltssatzungen auf Rechtmäßigkeit und Vollständigkeit geprüft; Beanstandungen ergaben sich nicht. Die Beschlüsse zu den Jahresrechnungen wurden innerhalb der gesetzlichen Frist gefasst. Sämtliche Anlagen zu den Jahresrechnungen lagen für den Prüfungszeitraum vor. Die Rechnungsergebnisse wurden richtig ermittelt. Die in Stichproben durchgeführte Belegprüfung führte zu keinen Beanstandungen.

B) Prüfungsfeststellungen, zu denen eine Stellungnahme erwartet wird

IV.9      Nachweis Notar

Richtig ist, dass entsprechend § 2218 BGB dass der Erbe bei einer länger andauernden Verwaltung einen jährlichen Rechenschaftsbericht verlangen kann. Außerdem finden einige für den Auftrag geltenden Vorschriften des BGB Anwendung. Nach § 666 BGB existieren auch hierzu anwendbare Regelungen, nach denen der Testamentsvollstrecker verpflichtet ist, dem Erben z.B. erforderliche Nachrichten zu geben oder Auskunft über den Stand eines Auftrages zu erteilen. Anders als das GPA annimmt, ist der Testamentsvollstrecker allerdings kein Notar, aber natürlich Rechtsanwalt.

Angesichts der Aufgabenstellung, die sich bekanntermaßen aus dem Testament der Erblasserin in Sachen Freya-Frahm-Haus ergibt, stellt sicher allerdings die Frage, ob es sinnvoll erscheint, einen jährlichen Bericht abzufordern. Denn eine konkrete Aufgabe oder ein konkreter Auftrag ergibt sich daraus nicht. Alle konkreten Aufgaben werden von der Gemeinde im Sinne der Erblasserin ausgeführt und vollzogen. Dabei wird dem Testamentsvollstrecker jährlich berichtet und im Vorwege der Baumaßnahmen wurden testamentarische Regelungen einvernehmlich besprochen. Angesichts dieser Umstände wird ein inhaltlicher Raum für einen Bericht des Testamentsvollstreckers nicht gesehen.

V.1.2    Hundesteuern

In der Tat sehen die Hundesteuersatzungen aller Gemeinden des Amtes Probstei die verspätete Abmeldung eines Hundes als Ordnungswidrigkeit vor. Dem rechtlichen Hinweis des GPA, den Regelungsgehalt des KAG nicht erweitern zu dürfen, ist zu folgen. In der Praxis gibt es allerdings derartige Fälle nicht, so dass die Regelung im Zuge künftig anstehender Änderungsbedarfe aus den gemeindlichen Hundesteuersatzungen entfernt werden soll. Die betreffende Regelung hatte im Abgabenerhebungsverfahren allerdings auch keine praktische Bedeutung.

V.2.1    Marktbenutzungsgebühren

Die Aussage, dass im Prüfungszeitraum keine Kalkulation der Marktbenutzungsgebühren erfolgt sei, ist unzutreffend. Es kann diesbezüglich auf die Verwaltungsvorlage LABOE/BV/786/2014 vom 28.07.2014 Bezug genommen werden, wozu der Finanz- und Wirtschaftsausschuss am 17.09.2014 und nachfolgend die Gemeindevertretung am 29.10.2014 entsprechende Beschlüsse gefasst hatte. Nach einem Zeitraum von 3 Jahren ist der Gebührenbedarf nunmehr auch erneut überprüft worden (vgl. Verwaltungsvorlage LABOE/BV/172/2017 vom 24.10.2017). Nach Vorberatung im Finanz- und Wirtschaftsausschuss am 30.11.2017 hat daraufhin die Gemeindevertretung am 13.12.2017 die 1. Änderung der Marktbenutzungsgebührensatzung beschlossen.

V.2.2 Dienstleistungen der Freiwilligen Feuerwehr

Auch dieser Hinweis, dem aus Rechtsgründen gefolgt werden muss, erfolgt nahezu wortgleich für alle Gemeinden des Amtes Probstei. Eine Kalkulation der einzelnen Gebührensätze entsprechend den Vorgaben des KAG konnte den vorgelegten Akten nicht entnommen werden, sie wurde aussagegemäß auch nicht vorgenommen. Die Gebührensätze sind im Wesentlichen seit mindestens dem Jahr 1998 folglich unverändert geblieben. Das GPA hält es daher für erforderlich, die tatsächlichen Gebührenbedarfe anhand einer aktuellen Gebührenkalkulation zu überprüfen.

Den Ausführungen des Gemeindeprüfungsamtes ist (leider) im vollen Umfang beizupflichten. Allerdings ist anzumerken, dass die Kalkulation von brandschutzrechtlichen Gebühren einen derart hohen Aufwand verursacht, dass die dafür aufzuwendenden Kosten in keinerlei Verhältnis mit dem zu erwartenden Ertrag stehen.

Für die Erstellung einer derartigen Kalkulation muss externer Sachverstand in Anspruch genommen werden. Zudem entsteht auf Seiten der Feuerwehr ein erheblicher Aufwand bei der Vorbereitung der Kalkulation für und in Zusammenarbeit mit dem externen Dienstleister. Die Kosten für eine solche Kalkulation belaufen sich zwischen 5.000,00 EUR und 7.500,00 EUR netto zuzüglich Nebenkosten und Umsatzsteuer; demgegenüber stehen 240,00 EUR im Jahr 2016 (1 gebührenpflichtiger bei 49 Einsätzen) und 1.528,67 € im Jahr 2017 (5 gebührenpflichtige bei 68 Einsätzen) an Gebührenaufkommen.

Aus dieser ohnehin vorhandenen Erkenntnis heraus, hatte das Amt Probstei bereits im Frühjahr 2014 im Zuge des Änderungsverfahrens zum Brandschutzgesetz dem Landesfeuerwehrverband gegenüber einen Formulierungsvorschlag für den maßgeblichen § 29 BrSchG unterbreitet, um dieses krasse Missverhältnis zu vermeiden. Eine Reaktion erfolgte hierauf jedoch nicht. Ggfs. könnte der Kreis Plön mit seinen Mitteln versuchen, diesen Vorschlag in gesetzgeberische Änderungen umzusetzen.

V.2.3 Straßenreinigungssatzungen

Der für alle Gemeinden gleichlautende Hinweis ist berechtigt, soweit er sich auf das Alter einzelner Straßenreinigungssatzungen der Gemeinden des Amtes Probstei bezieht. Das Gemeindeprüfungsamt wendet kritisch ein, dass diese Satzungen teilweise noch Regelungen enthalten würden, die aufgrund der sich fortentwickelnden Rechtsprechung heute nicht mehr verwendet werden sollten. An welcher Stelle und in welcher Satzung konkret, also für welche Gemeinde, ein solcher Bedarf für eine Überarbeitung gesehen wird, bleibt dagegen eher nebulös.

Die pauschal vorgetragenen Punkte zum Straßenverzeichnis und zur „Reinigungspflicht bis zur Straßenmitte“ werden ebenfalls nicht in dezidiert ausgeführt. Sofern innerhalb einer Gemeinde keine neuen Straßen hergestellt wurden, darf es nicht verwundern, dass das Straßenverzeichnis auch nicht geändert wurde. Gleiches gilt für die aufgeworfene Problematik in Stichstraßen, wobei hier zusätzlich anzumerken ist, dass sich das Gemeindeprüfungsamt auf die Rechtsprechung zum Landesrecht in Nordrhein-Westfalen bezieht. Sofern eine grundlegende Überarbeitung der bestehenden Straßenreinigungssatzungen aus praktischen Gründen erforderlich werden sollte, würde dies nur mit einem erheblichen zeitlichen Vorlauf möglich sein. Im Zuge einer Überarbeitung, die derzeit nicht als zwingend angesehen wird, könnte und sollte dann angestrebt aber auch angestrebt werden, die Satzungen soweit wie möglich zu vereinheitlichen.

Die derzeitige Straßenreinigungssatzung der Gemeinde Ostseebad Laboe hingegen datiert vom 26.02.2003. Diese Satzung und das Straßenverzeichnis (als Anlage zur Satzung) sind seither mehrfach aktualisiert worden, zuletzt durch den VI. Nachtrag vom 08.09.2014. Sollten sich konkrete Sachlagen ergeben, auf die die Hinweise, die das Gemeindeprüfungsamt in seinem Bericht unter V.2.3, Buchst. a) bis e) gegeben hat, zutreffen, würde dementsprechend bei Bedarf eine weitere Aktualisierung der Satzung veranlasst.

V.2.3. Straßenreinigungsgebührensatzungen

Die Gemeinde Ostseebad Laboe verfügt – wie im Prüfungsbericht auch festgestellt wird – über eine Straßenreinigungsgebührensatzung, die auch jeweils aktualisiert wird (zuletzt durch die VI. Änderungssatzung vom 03.02.2014). Ebenso ist der Gebührenbedarf in den gebotenen Zeitabständen überprüft worden (vgl. Verwaltungsvorlagen LABOE/BV/734/2013 vom 30.12.2013 sowie LABOE/BV/166/2017 vom 10.10.2017).

Die übrigen wohl auf andere Gemeinden bezogenen Aussagen insbesondere, die Aufforderung den Erlasse einer derartigen Satzung zu prüfen, erschließen sich daher für die Gemeinde Ostseebad Laboe eher nicht

VI.1 Regelung LOB

In der Tat ist in der Vergangenheit übersehen worden, dass die Dienstvereinbarung mangels automatischer Verlängerungsklausel formal nicht wirksam war.

Eine gleichlautende Dienstvereinbarung mit Verlängerungsklausel ist allerdings zwischenzeitlich mit dem Personalrat schriftlich vereinbart worden.

C) Abschließende Bemerkungen

Die zu über- und außerplanmäßigen Ausgaben erfolgten Ausführungen des Gemeindeprüfungsamtes (Abschnitt IV.3) bedürfen insoweit der Richtigstellung, dass der Höchstbetrag für unerhebliche über- und außerplanmäßige Ausgaben, für deren Leistung die Bürgermeisterin ihre Zustimmung nach § 82 Abs. 1 der Gemeindeordnung erteilen kann, innerhalb des gesamten Berichtszeitraumes 5.500,00 EUR (und nicht – wie im Bericht angegeben – 1.000,00 EUR) betrug. Es sei diesbezüglich auf § 4 der jeweiligen Haushaltssatzungen Bezug genommen. Im Übrigen wird auch unterjährig – zumeist nach Ablauf des ersten Halbjahres – ein Bericht zu den bis dahin angefallenen über- und außerplanmäßigen Ausgaben gegeben (und bei Bedarf deren Genehmigung eingeholt). Diesbezüglich wird auf die Verwaltungsvorlagen LABOE/IV/574/2012, LABOE/IV/691/2013, LABOE/BV/738/2014, LABOE/IV/785/2014, LABOE/BV/844/2015 und LABOE/IV/883/2015 Bezug genommen; Diese Vorlagen befanden sich mit den dazu gehörenden Protokollauszügen aus den betreffenden Sitzungen des Finanz- und Wirtschaftsausschusses sowie der Gemeindevertretung auch in den Jahresrechnungsakten, die dem Gemeindeprüfungsamt im Zuge seiner Prüfung vorlagen.

Zum Abschnitt V.1.4. Zweitwohnungssteuern ist anzumerken, dass nach § 4 Abs. 2 der gemeindlichen Zweitwohnungssteuersatzung das Innehaben einer zweiten steuerbaren Zweitwohnung und jeder weiteren steuerbaren Zweitwohnung im Gebiet der Steuergläubigerin nicht der Besteuerung unterliegt. Einen Einnahmeverzicht würde diese Regelung in der Praxis allerdings nur in einem solchen Ausnahmefall darstellen, falls jemand mehrere Zweitwohnungen gleichzeitig im Gemeindegebiet für Zwecke seiner persönlichen Lebensführung oder den seiner Angehörigen vorhalten sollte (vgl. diesbezüglich auch § 3 Abs. 2 der Satzung).

Hinsichtlich des Gemeindebetriebes (Abschnitt VI.2) handelt es sich für den Bereich des Hafens im Grunde nur um Feststellungen des GPA, die aus Sicht der Verwaltung keiner Kommentierung bedürfen. Hinsichtlich des Bauhofes ist anzumerken, dass insbesondere durch die zwischenzeitliche erfolgte Einstellung eines Schlossers die diesbezüglichen Feststellungen des GPA behoben wurden (z.B. TÜV oder Eigenarbeiten). Hinsichtlich der genannten Verträge mit Dritten wird darauf hingewiesen, dass diese im Rathaus verwahrt sind. Der Vollzug der Verträge gehört nicht zu den Aufgaben des Bauhofes. Ob der Umstand, dass Sandeintrag von Lagerflächen, wie vom GPA festgestellt, Zweifel an einer ordnungsgemäßen und wirtschaftlichen Führung des Bauhofes rechtfertigen, erscheint in sich schon zweifelhaft. Natürlich handelt es sich bei den baulichen Umständen des Bauhofes um einen am Ende sehr alten Zustand, was auch für die Lage an sich gilt, aber derzeit erscheinen echte und vor allem realisierbare Alternativen nicht in Sicht. Es sollte auch dem Bauhof selbst überlassen sein, welche Gegenstände noch für Reparatur- oder andere Verwendungszecke gelagert werden. Auch ist das Bauhofgelände eingezäunt und durch entsprechende Beschilderungen wird auf das Betretungsverbot für Fremde hingewiesen. Die Befürchtungen des GPA können hier nicht geteilt werden.

Es finden in der regelmäßige Begehungen von Unfallkassen und auch aus Gründen der Arbeitssicherheit statt. Die Hinweise aus diesen Begehungen werden sukzessive abgearbeitet. Die gewünschte Jahreseinsatzplanung ist bereits auf den Weg gebracht, wobei jetzt schon darauf hingewiesen wird, dass es sich im wahrsten Sinne des Wortes nur um eine Plan handelt kann, der durch vielfältige äußere Ereignisse (z.B. Winterdienst, Sturmschadenbeseitigung etc. pp) nicht wird realisieren lassen.

Sicher wäre es denkbar eine Qualitätserfassung der Leistungen des Bauhofes, wie vom GPA angeregt, zu organisieren. Dies wird aber nur unter Inkaufnahme eines personellen und finanziellen Aufwandes umsetzbar sein. Außerdem findet eine Qualitätskontrolle faktisch auch statt, denn Auftraggeber des Bauhofes ist die Gemeinde selbst und natürlich würde es entsprechende Rückmeldungen geben, wenn es berechtigte Kritik an der qualitativen Leistung gäbe. Dies ist aber nicht der Fall. Es sind sicher quantitative Grenzen vorhanden. Das ist aber ein gänzlich anderes Thema.

Zuzustimmen ist dem GPA dahingehend, dass es zur verwaltungsmäßigen Entlastung der Bauhofmitarbeiter und damit einer Optimierung der Abläufe im Detail durchaus einer Lösung bedarf. Dies wird auch aufgrund der derzeitigen übrigen Personalsituation im Eigenbetrieb nur mit zusätzlichen Personal (evtl. 450,00 €-Kraft) umsetzbar sein.

Hinsichtlich der geprüften Maßnahme Modernisierung Freya-Frahm-Haus (Abschnitt VII.1)soll lediglich zu der kritisierten Nichtinanspruchnahme von Fördermitteln angemerkt werden, dass es sich bei dem Gebäude nicht um ein Denkmal handelt. Auch die Fördermittel aus dem seinerzeitigen Health-Check-Programm wurden ganz bewusst nicht in Anspruch genommen, da die technischen Anforderungen die Kosten haben ansteigen lassen, so dass es wohl nicht wirtschaftlich gewesen wäre, die Fördermittel in Anspruch zu nehmen. Ob eine Reduzierung des gemeindlichen Anteils damit gelungen wäre, muss jedenfalls deutlich bezweifelt werden.

Die Aussagen, die dem Prüfungsbericht zu übrigen Themenbereichen (Kindertagesstätten, Schulkostenbeiträge, Prüfung von Baumaßnahmen usw.) zu entnehmen sind, werden seitens der Gemeinde sorgfältig ausgewertet. Soweit sich danach ein Handlungsbedarf zur etwaigen Anpassung von Verfahrensabläufen oder Abrechnungsvorgängen konkretisieren sollte, wird die Gemeinde nach eingehender Beratung das Erforderliche veranlassen.

Anlagenverzeichnis:

Bericht des Gemeindeprüfungsamtes über die überörtliche Prüfung der Gemeinde Ostseebad Laboe für die Jahre 2012 bis 2016

Beschlussvorschlag:

Der Finanz- und Wirtschaftsausschuss empfiehlt der Gemeindevertretung, den Bericht des Gemeindeprüfungsamtes über die überörtliche Prüfung der Gemeinde Ostseebad Laboe für die Jahre 2012 bis 2016 zur Kenntnis zu nehmen und hierzu gemäß Beschlussvorlage Stellung zu nehmen.