Sachverhalt:
Beigefügt wird der Haushaltsplan nebst
Stellenplan des Amtes Probstei für das Haushaltsjahr 2014 mit der Bitte um
Beratung und Beschlussfassung.
„Unterm Strich“ steigt die Amtsumlage
einschließlich aller Kosten um vergleichsweise geringe 61.800,-- € auf 4.043.600,--
€.
Ursächlich sind hierfür verschiedene Gründe,
die nachfolgend erläutert werden sollen. Vorab ist zu bemerken, dass eine
Steigerung der Kosten unvermeidlich erscheint, da sowohl Sachkosten als auch
Personalkosten einem letztlich ständigem Anstieg unterworfen sind. Die
Sachkosten konnten zwar seit Beginn der Fusion auch ausweislich des letzten
Prüfungsberichtes des Gemeindeprüfungsamtes erheblich gesenkt werden,
gleichwohl ist ein weiterer Anstieg insbesondere im Bereich der
Bewirtschaftungs- und Unterhaltungskosten der Rathäuser nicht ohne weiteres
vermeidbar.
Zum Stellenplan
ist folgendes zu bemerken:
Der Stellenplan weist im Ergebnis im
Vergleich zum Vorjahr 1,77 Stellen mehr aus. Dabei ist zu berücksichtigen, dass
davon 1 Stelle zur ARGE abgeordnet ist und alle Kosten von dort vollständig
erstattet werden. Die ARGE hat nach wie vor nicht die Möglichkeit selbst als
Anstellungskörperschaft aufzutreten, so dass sie auf die Hilfe der
kreisangehörigen Anstellungskörperschaften angewiesen ist. Durch entsprechende
Zeitverträge ist gesichert, dass dem Amt hier keine Risiken entstehen können.
Bereits im vergangenen Jahr wurde im
Amtsausschuss berichtet, dass aufgrund personeller und aufgabenbedingter
Veränderungen die Aufgabe der Kita-Angelegenheiten in der Kita-Abteilung
nunmehr für alle Gemeinden konzentriert wurde. Außerdem wurden weitere
Untersuchungen der Aufgabenstellungen erläutert, die nunmehr in der
vorliegenden Form des Stellenplanes ihren Abschluss finden sollen.
Angesichts gestiegener und neuer Aufgaben im
Vergleich zur gutachterlichen Untersuchung insbesondere im Bereich der
Abrechnung der Schülerbeförderungskosten (ca. 1.100 Abrechnungsfälle neu) ist
ein erhöhter Personalbedarf in der Schul- und Sozialabteilung nicht weiter
vermeidbar. In dieser Abteilung werden auch die Asyl-Fälle abgearbeitet. Auch
hier ist ein erheblicher Anstieg der Fälle in den letzten Jahren zu
verzeichnen. Die ausgewiesene Stelle ist allerdings nur hälftig mit einer
Rückkehrerin aus der Elternzeit besetzt.
Des Weiteren beabsichtigt die Gemeinde
Schönberg, die Aufgabe der Kultur effizienter zu gestalten und künftig durch
eigenes Personal zu erledigen und diese im neuen Bauhofgebäude unterzubringen
bzw. abzuarbeiten. Seitens der Verwaltung kann dieses Ansinnen unterstützt
werden, führt allerdings auch zu Veränderungen in der Personalstruktur des
Amtes. Eine Stelle würde einvernehmlich zur Gemeinde Schönberg wechseln (auch
wollen). Die bemessene Menge der Aufgaben auf Basis der seinerzeitigen
gutachterlichen Feststellungen der Fa. BSL liegt aktuell bei 1,76 Stellen für
alle Kultur- und Veranstaltungsaufgaben der Gemeinde Schönberg. Auch wenn ein
Anstieg der Kulturaufgaben nicht zu verzeichnen ist, so aber doch deutlich im
Bereich der Kita-Angelegenheiten. Seit Schaffung des Rechtsanspruches auf
Betreuung der U-3-Kinder sind mehrere Einrichtungen geschaffen worden und
insgesamt 150 neue Abrechnungs- und Unterbringungsfälle entstanden. Außerdem
ist die Aufgabe der Kindertagespflege komplett neu hinzugekommen. Die durch die
Mitnahme der Aufgabe Kultur in Höhe von 1,77 Stellen beim Amt durch Abgabe
einer Stelle an die Gemeinde Schönberg verbleibenden Kapazitäten sollen daher
im Bereich der Kita-Angelegenheiten und außerdem im Ordnungsamt zu einer
Optimierung führen. Die Aufgabe der Umweltangelegenheiten soll daher künftig im
Ordnungsamt angesiedelt werden, da hier ohnehin enge Vernetzungen bestehen, so
dass die Kita-Abteilung sich künftig nahezu ausschließlich auf diese originäre
Aufgabenstellung konzentrieren kann.
Im Bereich der Liegenschaften ist
festzustellen gewesen, dass neben kleineren Optimierungen in einzelnen
Verfahren und Abstimmungen aus Sicht der Verwaltung eine Stelle mit
Verwaltungskompetenz eingerichtet werden sollte. Vielfältige bauliche Maßnahmen
in den Gemeinden zum Teil mit erheblichem Bauvolumen können nicht immer in dem
Grad begleitet werden, wie es wünschenswert wäre. Ursächlich ist neben der
Anzahl der Vorhaben auch der Umstand, dass die Stellen der technischen
Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter durch nicht vermeidbare Verwaltungsaufgaben,
wie z.B. erhöhte Anforderungen im Ausschreibungs- und Zuschuss- und
Prüfungswesen, wiederkehrende Ausschreibungen (Reinigungsleistungen,
Versicherung, Strombeschaffung etc. pp) gebunden werden. Durch eine
Verwaltungskraft können daher Optimierungen erreicht werden.
Unter „Abzug“ der ARGE-Stelle führen diese
Veränderungen zu einem Anstieg der Stellen um 0,77 Stellen.
Die daraus resultierenden Personalkosten steigen im Vergleich zum
Vorjahr um 195.900,-- € auf 3.168.900,-- €, wobei der wesentliche Anstieg auf
weitere tarifliche Steigerungen zurückzuführen ist. Allein für die beiden Jahre
2013 und 2014 sind durchschnittliche Tarifsteigerungen in Höhe von kumulierten
4,48 % einzurechnen. Außerdem belasten die Kosten der Altersteilzeit den
Haushalt 2014 mit einer Summe von ca. 250.000,-- €, die enthalten ist. Diese
Summe wird im nächsten Jahr (2015) auf ca. 130.000,-- € sinken um dann ab 2016
bei ca. 40.000,--€ zu stagnieren.
Die bisherigen erheblichen und in die
seinerzeitigen Fusionsverhandlungen nicht einbezogenen Tarifsteigerungen sind
im Vorbericht detailliert aufgeführt.
Hinsichtlich der Sachkosten sind Kosten in Höhe von 474.000,-- € ausgewiesen
(Vorjahr 525.000). Ursächlich ist hierfür dass anders als in den Vorjahren die
notwendigen Beschaffungen im Vermögenshaushalt (vgl. unten) nicht über die
laufende Amtsumlage, die durch die Gemeinden direkt geleistet wird, sondern
etwa hälftig aus der noch vorhanden Rücklage und einer Kreditaufnahme in Höhe
von 59.800,-- € finanziert werden. Ob dieser Kredit tatsächlich am Ende des
Haushaltsjahres aufgenommen werden muss, wird sich im Laufe des Jahres durch
den Haushaltsverlauf zeigen. Jedenfalls führt dieser Weg zu einer geringeren
Amtsumlage für die Sachkosten, wenn auch abzgl. des ggfs. zu leistenden
Kapitaldienstes.
Auf einzelne Haushaltspositionen wird in der
Sitzung des Haupt- bzw. des Amtsausschusses eingegangen.
Da außerdem ein Absinken des gemeindlichen
Anteils an den Kosten der Unterkunft (SGB II) erwartet werden darf, führt das Gesamtergebnis unter Berücksichtigung
der vorbeschriebenen Umstände zu einem aus Sicht der Verwaltung erfreulich
geringem Anstieg um „nur“ 61.800,-- €.
Das sich die Amtsumlage für jede einzelne
Gemeinde in der relativen Betrachtung anders darstellen mag, liegt daran, dass
der einmalige Effekt des Verkaufs des Rentnerwohnheims im Haushaltsjahr 2014 zu
Gunsten der 17 ursprünglichen Amtsgemeinden entfällt. Außerdem werden die
Kosten der Amtsumlage innerhalb der 17 ursprünglichen Amtsgemeinden zzgl. Stoltenberg
nach den Regelungen des Fusionsvertrages im Verhältnis der Finanzkraft
zueinander verteilt. Eine diesbezügliche Betrachtung darf daher die in den
letzten Jahren zum Teil erheblich gestiegene Finanzkraft nicht außer Acht
lassen.
Abschließend erfolgen einige kurze
Erläuterungen zu den Maßnahmen des
Vermögenhaushaltes, soweit sie sich nicht auf die üblichen jedes Jahr
enthaltenen Positionen für notwendige nicht vorhersehbare Ersatzbeschaffungen
im Bereich Mobiliar oder EDV beziehen.
Im Bereich des Meldeamtes hat es seit
Zusammenlegung der Verwaltung diverse Veränderungen insbesondere technischer
Art gegeben. Diverse technische Geräte erforderten in der Vergangenheit den
Einbau einer Lüftungsanlage oder auch den Einbau einer Trennwand, um angemessene
Arbeitsverhältnisse zu gewährleisten. Da jedoch gesundheitliche
Beeinträchtigungen dennoch weiterhin vermehrt auftraten, wurde nach einer
externen fachlichen Begutachtung der Luftverhältnisse und im Rahmen eines
mehrmonatigen Versuches festgestellt, dass die Ordnung der Arbeitsplätze im
Raum nebst dem Zugang für die BürgerInnen verändert werden muss, um
offensichtlich Zugluft zu vermeiden. Seither sind diesbezügliche
krankheitsbedingte Ausfälle nicht mehr zu verzeichnen. Durch den technischen
Aufwand (Arbeitsgeräte, Zugänge, Ampelanlagen, etc.) werden Kosten in Höhe von
ca. 20.000,-- € nicht zu vermeiden sein. Räumliche Alternativen wurden auch
hinsichtlich entstehender Kosten geprüft, kommen aber nicht näher in Betracht.
Durch eine Brandschutzschau wurden seitens
des Kreises Plön diverse Mängel festgestellt, die zwingend behoben werden
müssen. Die Kosten werden auf ca. 15.000,-- € geschätzt.
Für die Kasse soll eine Software mit
Anbindung an die Finanzinformationssoftware beschafft werden, die eine beleglose
Verwaltung der umfänglichen Rechnungen und Belege ermöglicht. Das gesamte
Belegarchiv der Kasse wird damit in der bisherigen Form nicht mehr notwendig
und ein jederzeitiger digitaler Zugriff auf die Belege wird ermöglicht.
Außerdem kann dadurch der Großkopierer im Flur des 1. OG in einem eigenen Raum
untergebracht werden. Hierbei handelt es auch um eine Auflage der
Brandschutzaufsicht.
Für die Abteilung Hochbau, Tiefbau und
Liegenschaften soll ebenfalls eine Software beschafft werden, die insbesondere
im Bereich der mehreren hundert Liegenschaften die Verwaltung optimiert. Bisher
findet die Immobilienverwaltung der gemeindlichen Liegenschaften ohne spezielle
Unterstützung einer geeigneten Software statt.
Weitere Erläuterungen erfolgen in der Sitzung. Gerne steht Ihnen die Verwaltung auch im Vorwege für Fragen zur Verfügung.
Beschlussvorschlag:
Für den Haupausschuss:
Der Hauptausschuss empfiehlt dem
Amtsausschuss den Beschluss des Haushaltsplan und des Stellenplans für das
Haushaltsjahr 2014 in der vorliegenden Fassung.
Für den Amtsausschuss:
Der Amtsausschuss beschließt den
Haushaltsplan und Stellenplan für das Haushaltsjahr 2014 in der vorliegenden
Fassung.
Gefertigt: |
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Gesehen: |
gez. |
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gez. |
Körber |
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Mönkemeier |
Amtsdirektor |
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Amtsvorsteher |