Beratung und Beschlussfassung über den Haushaltsplan und Haushaltssatzung nebst Stellenplan für das Haushaltsjahr 2014

Betreff
Beratung und Beschlussfassung über den Haushaltsplan und Haushaltssatzung nebst Stellenplan für das Haushaltsjahr 2014
Vorlage
AMTPR/BV/072/2013
Art
Beschlussvorlage

Sachverhalt:

 

Beigefügt wird der Haushaltsplan nebst Stellenplan des Amtes Probstei für das Haushaltsjahr 2014 mit der Bitte um Beratung und Beschlussfassung.

 

„Unterm Strich“ steigt die Amtsumlage einschließlich aller Kosten um vergleichsweise geringe 61.800,-- € auf 4.043.600,-- €.

 

Ursächlich sind hierfür verschiedene Gründe, die nachfolgend erläutert werden sollen. Vorab ist zu bemerken, dass eine Steigerung der Kosten unvermeidlich erscheint, da sowohl Sachkosten als auch Personalkosten einem letztlich ständigem Anstieg unterworfen sind. Die Sachkosten konnten zwar seit Beginn der Fusion auch ausweislich des letzten Prüfungsberichtes des Gemeindeprüfungsamtes erheblich gesenkt werden, gleichwohl ist ein weiterer Anstieg insbesondere im Bereich der Bewirtschaftungs- und Unterhaltungskosten der Rathäuser nicht ohne weiteres vermeidbar.

 

Zum Stellenplan ist folgendes zu bemerken:

 

Der Stellenplan weist im Ergebnis im Vergleich zum Vorjahr 1,77 Stellen mehr aus. Dabei ist zu berücksichtigen, dass davon 1 Stelle zur ARGE abgeordnet ist und alle Kosten von dort vollständig erstattet werden. Die ARGE hat nach wie vor nicht die Möglichkeit selbst als Anstellungskörperschaft aufzutreten, so dass sie auf die Hilfe der kreisangehörigen Anstellungskörperschaften angewiesen ist. Durch entsprechende Zeitverträge ist gesichert, dass dem Amt hier keine Risiken entstehen können.

 

Bereits im vergangenen Jahr wurde im Amtsausschuss berichtet, dass aufgrund personeller und aufgabenbedingter Veränderungen die Aufgabe der Kita-Angelegenheiten in der Kita-Abteilung nunmehr für alle Gemeinden konzentriert wurde. Außerdem wurden weitere Untersuchungen der Aufgabenstellungen erläutert, die nunmehr in der vorliegenden Form des Stellenplanes ihren Abschluss finden sollen.

 

 

Angesichts gestiegener und neuer Aufgaben im Vergleich zur gutachterlichen Untersuchung insbesondere im Bereich der Abrechnung der Schülerbeförderungskosten (ca. 1.100 Abrechnungsfälle neu) ist ein erhöhter Personalbedarf in der Schul- und Sozialabteilung nicht weiter vermeidbar. In dieser Abteilung werden auch die Asyl-Fälle abgearbeitet. Auch hier ist ein erheblicher Anstieg der Fälle in den letzten Jahren zu verzeichnen. Die ausgewiesene Stelle ist allerdings nur hälftig mit einer Rückkehrerin aus der Elternzeit besetzt.

 

Des Weiteren beabsichtigt die Gemeinde Schönberg, die Aufgabe der Kultur effizienter zu gestalten und künftig durch eigenes Personal zu erledigen und diese im neuen Bauhofgebäude unterzubringen bzw. abzuarbeiten. Seitens der Verwaltung kann dieses Ansinnen unterstützt werden, führt allerdings auch zu Veränderungen in der Personalstruktur des Amtes. Eine Stelle würde einvernehmlich zur Gemeinde Schönberg wechseln (auch wollen). Die bemessene Menge der Aufgaben auf Basis der seinerzeitigen gutachterlichen Feststellungen der Fa. BSL liegt aktuell bei 1,76 Stellen für alle Kultur- und Veranstaltungsaufgaben der Gemeinde Schönberg. Auch wenn ein Anstieg der Kulturaufgaben nicht zu verzeichnen ist, so aber doch deutlich im Bereich der Kita-Angelegenheiten. Seit Schaffung des Rechtsanspruches auf Betreuung der U-3-Kinder sind mehrere Einrichtungen geschaffen worden und insgesamt 150 neue Abrechnungs- und Unterbringungsfälle entstanden. Außerdem ist die Aufgabe der Kindertagespflege komplett neu hinzugekommen. Die durch die Mitnahme der Aufgabe Kultur in Höhe von 1,77 Stellen beim Amt durch Abgabe einer Stelle an die Gemeinde Schönberg verbleibenden Kapazitäten sollen daher im Bereich der Kita-Angelegenheiten und außerdem im Ordnungsamt zu einer Optimierung führen. Die Aufgabe der Umweltangelegenheiten soll daher künftig im Ordnungsamt angesiedelt werden, da hier ohnehin enge Vernetzungen bestehen, so dass die Kita-Abteilung sich künftig nahezu ausschließlich auf diese originäre Aufgabenstellung konzentrieren kann.

 

Im Bereich der Liegenschaften ist festzustellen gewesen, dass neben kleineren Optimierungen in einzelnen Verfahren und Abstimmungen aus Sicht der Verwaltung eine Stelle mit Verwaltungskompetenz eingerichtet werden sollte. Vielfältige bauliche Maßnahmen in den Gemeinden zum Teil mit erheblichem Bauvolumen können nicht immer in dem Grad begleitet werden, wie es wünschenswert wäre. Ursächlich ist neben der Anzahl der Vorhaben auch der Umstand, dass die Stellen der technischen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter durch nicht vermeidbare Verwaltungsaufgaben, wie z.B. erhöhte Anforderungen im Ausschreibungs- und Zuschuss- und Prüfungswesen, wiederkehrende Ausschreibungen (Reinigungsleistungen, Versicherung, Strombeschaffung etc. pp) gebunden werden. Durch eine Verwaltungskraft können daher Optimierungen erreicht werden.

 

Unter „Abzug“ der ARGE-Stelle führen diese Veränderungen zu einem Anstieg der Stellen um 0,77 Stellen.

 

Die daraus resultierenden Personalkosten steigen im Vergleich zum Vorjahr um 195.900,-- € auf 3.168.900,-- €, wobei der wesentliche Anstieg auf weitere tarifliche Steigerungen zurückzuführen ist. Allein für die beiden Jahre 2013 und 2014 sind durchschnittliche Tarifsteigerungen in Höhe von kumulierten 4,48 % einzurechnen. Außerdem belasten die Kosten der Altersteilzeit den Haushalt 2014 mit einer Summe von ca. 250.000,-- €, die enthalten ist. Diese Summe wird im nächsten Jahr (2015) auf ca. 130.000,-- € sinken um dann ab 2016 bei ca. 40.000,--€ zu stagnieren.

 

Die bisherigen erheblichen und in die seinerzeitigen Fusionsverhandlungen nicht einbezogenen Tarifsteigerungen sind im Vorbericht detailliert aufgeführt.

 

Hinsichtlich der Sachkosten sind Kosten in Höhe von 474.000,-- € ausgewiesen (Vorjahr 525.000). Ursächlich ist hierfür dass anders als in den Vorjahren die notwendigen Beschaffungen im Vermögenshaushalt (vgl. unten) nicht über die laufende Amtsumlage, die durch die Gemeinden direkt geleistet wird, sondern etwa hälftig aus der noch vorhanden Rücklage und einer Kreditaufnahme in Höhe von 59.800,-- € finanziert werden. Ob dieser Kredit tatsächlich am Ende des Haushaltsjahres aufgenommen werden muss, wird sich im Laufe des Jahres durch den Haushaltsverlauf zeigen. Jedenfalls führt dieser Weg zu einer geringeren Amtsumlage für die Sachkosten, wenn auch abzgl. des ggfs. zu leistenden Kapitaldienstes.

 

Auf einzelne Haushaltspositionen wird in der Sitzung des Haupt- bzw. des Amtsausschusses eingegangen.

 

Da außerdem ein Absinken des gemeindlichen Anteils an den Kosten der Unterkunft (SGB II) erwartet werden darf, führt das Gesamtergebnis unter Berücksichtigung der vorbeschriebenen Umstände zu einem aus Sicht der Verwaltung erfreulich geringem Anstieg um „nur“ 61.800,-- €.

 

Das sich die Amtsumlage für jede einzelne Gemeinde in der relativen Betrachtung anders darstellen mag, liegt daran, dass der einmalige Effekt des Verkaufs des Rentnerwohnheims im Haushaltsjahr 2014 zu Gunsten der 17 ursprünglichen Amtsgemeinden entfällt. Außerdem werden die Kosten der Amtsumlage innerhalb der 17 ursprünglichen Amtsgemeinden zzgl. Stoltenberg nach den Regelungen des Fusionsvertrages im Verhältnis der Finanzkraft zueinander verteilt. Eine diesbezügliche Betrachtung darf daher die in den letzten Jahren zum Teil erheblich gestiegene Finanzkraft nicht außer Acht lassen.

 

Abschließend erfolgen einige kurze Erläuterungen zu den Maßnahmen des Vermögenhaushaltes, soweit sie sich nicht auf die üblichen jedes Jahr enthaltenen Positionen für notwendige nicht vorhersehbare Ersatzbeschaffungen im Bereich Mobiliar oder EDV beziehen.

 

Im Bereich des Meldeamtes hat es seit Zusammenlegung der Verwaltung diverse Veränderungen insbesondere technischer Art gegeben. Diverse technische Geräte erforderten in der Vergangenheit den Einbau einer Lüftungsanlage oder auch den Einbau einer Trennwand, um angemessene Arbeitsverhältnisse zu gewährleisten. Da jedoch gesundheitliche Beeinträchtigungen dennoch weiterhin vermehrt auftraten, wurde nach einer externen fachlichen Begutachtung der Luftverhältnisse und im Rahmen eines mehrmonatigen Versuches festgestellt, dass die Ordnung der Arbeitsplätze im Raum nebst dem Zugang für die BürgerInnen verändert werden muss, um offensichtlich Zugluft zu vermeiden. Seither sind diesbezügliche krankheitsbedingte Ausfälle nicht mehr zu verzeichnen. Durch den technischen Aufwand (Arbeitsgeräte, Zugänge, Ampelanlagen, etc.) werden Kosten in Höhe von ca. 20.000,-- € nicht zu vermeiden sein. Räumliche Alternativen wurden auch hinsichtlich entstehender Kosten geprüft, kommen aber nicht näher in Betracht.

 

Durch eine Brandschutzschau wurden seitens des Kreises Plön diverse Mängel festgestellt, die zwingend behoben werden müssen. Die Kosten werden auf ca. 15.000,-- € geschätzt.

 

Für die Kasse soll eine Software mit Anbindung an die Finanzinformationssoftware beschafft werden, die eine beleglose Verwaltung der umfänglichen Rechnungen und Belege ermöglicht. Das gesamte Belegarchiv der Kasse wird damit in der bisherigen Form nicht mehr notwendig und ein jederzeitiger digitaler Zugriff auf die Belege wird ermöglicht. Außerdem kann dadurch der Großkopierer im Flur des 1. OG in einem eigenen Raum untergebracht werden. Hierbei handelt es auch um eine Auflage der Brandschutzaufsicht.

 

Für die Abteilung Hochbau, Tiefbau und Liegenschaften soll ebenfalls eine Software beschafft werden, die insbesondere im Bereich der mehreren hundert Liegenschaften die Verwaltung optimiert. Bisher findet die Immobilienverwaltung der gemeindlichen Liegenschaften ohne spezielle Unterstützung einer geeigneten Software statt.

 

Weitere Erläuterungen erfolgen in der Sitzung. Gerne steht Ihnen die Verwaltung auch im Vorwege für Fragen zur Verfügung.

Beschlussvorschlag:

 

 

Für den Haupausschuss:

 

Der Hauptausschuss empfiehlt dem Amtsausschuss den Beschluss des Haushaltsplan und des Stellenplans für das Haushaltsjahr 2014 in der vorliegenden Fassung.

 

Für den Amtsausschuss:

 

Der Amtsausschuss beschließt den Haushaltsplan und Stellenplan für das Haushaltsjahr 2014 in der vorliegenden Fassung.

 

 

 

Gefertigt:

 

Gesehen:

gez.

 

gez.

Körber

 

Mönkemeier

Amtsdirektor

 

Amtsvorsteher