Betreff
Beratung und Beschlussfassung über die Neuberechnung der Verwaltungskostenbbeiträge
Vorlage
AMTPR/BV/060/2012
Art
Beschlussvorlage

Sachverhalt:

 

Mit der seinerzeitigen Zusammenlegung der Verwaltungen wurde vereinbart, die Berechnung der Verwaltungskostenbeiträge zu vereinheitlichen. Im Rahmen des Fusionsvertrages wurden zunächst die bisherigen innerhalb der jeweiligen Körperschaften festgelegten Verwaltungskostenbeiträge festgeschrieben.

 

Auf Basis der durch ein externes Unternehmen durchgeführten Organisationsuntersuchung, die auf Grundlage umfangreicher Aufgabenerfassungen erfolgte und zwischenzeitlich umgesetzt ist, erfolgte die Neuberechnung der Verwaltungskostenbeiträge.

 

Diese Neuberechnung erfolgte nicht zuletzt auch der Empfehlung des Unternehmens folgend auf Basis des sog. KGST-Modells unter Einbeziehung von Verwaltungsgemeinkosten sowie Sachkosten in Form von Pauschalen.

 

Wie bereits in den letzten Sitzungen des Hauptausschusses erläutert, fanden in den vergangenen Wochen und Monaten diverse Gespräche zur Erläuterung und Überprüfung des von der Verwaltung vorgelegten Modells statt. Dabei konnte im Ergebnis vorbehaltlich der Beschlussfassung der Gremien Einigkeit erzielt werden. Es ist darauf hinzuweisen, dass der Fusionsvertrag für die Beschlussfassung eine Zweidrittelmehrheit des Amtsausschusses vorsieht.

 

Die Grundlagen der Berechnung ergeben sich aus dem der Anlage beigefügten Vermerk vom 16.04.2012. Lediglich der Anteil der Mitnutzung der Kulturabteilung durch alle Gemeinden wurde nach nochmaliger Schätzung auf 10% der Gesamtkosten reduziert. Basis der Berechnungen sind die vom externen Unternehmen erfassten Zeitanteile der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die jeweils für die Erledigung der Hauptaufgabe erfasst wurden. Durch die Hinzuziehung von pauschalen Verwaltungsgemeinkosten auf den Zeitanteil der Hauptsachbearbeitung entfällt die Berechnung der oft sehr gering ausfallenden Zeitanteile verschiedenster Abteilungen (z.B. Kasse, Kämmerei, Personal etc.). Dadurch wird auch in der Zukunft die regelmäßige Neuberechnung erheblich erleichtert und die Gewähr für ein administrativ ökonomisches Verfahren ist geboten.

 

Gleiches gilt für die ebenfalls pauschal einbezogenen Sachkosten. Die jeweiligen Werte sind Werte der KGST.

 

Auch die Personalkosten als Grundlage der Berechnungen sind Durchschnittswerte der KGST. Im Zuge der Vorgespräche wurde anhand von mehreren konkreten Beispielen abgeglichen, ob die Durchschnittswerte der KGST von den IST-Werten des Amtes abweichen. Dabei konnte festgestellt werden, dass die Abweichungen äußerst gering sind und sich im Ergebnis die Waage halten. Daher kann auch in Zukunft mit den Durchschnittswerten gerechnet werden und auf diese Weise wird ebenfalls Verwaltungsaufwand im Rahmen der Erfassung der Kosten im Falle von Neuberechnungen vermieden.

 

Aus den in der Anlage beigefügten Unterlagen sind das Berechnungsmodell und die Verfahrensweise nebst den Grundlagen ersichtlich. Zwei Beispielsfälle sind ebenfalls zur Erläuterung beigefügt. Außerdem ist ein Vergleich der im Fusionsvertrag festgelegten Verwaltungskostenbeiträge mit den Ergebnissen der Neuberechnungen beigelegt.

 

Zum weiteren Vorgehen wird vorgeschlagen, in Anlehnung an Gebührenkalkulationen, alle drei Jahre eine Neuberechnung vorzunehmen. Finden innerhalb dieses Zeitraumes wahrnehmbare Veränderungen statt (z.B. Wegfall einer Einrichtung), dann erfolgt sofort eine Neuberechnung.

 

Weitere Erläuterungen erfolgen natürlich ausführlich in der Sitzung.


Beschlussvorschlag:

 

Dem vorgelegten Modell zur Neuberechnung der Verwaltungskostenbeiträge wird zugestimmt. Regelmäßig soll eine Neukalkulation in einem Abstand von drei Jahren erfolgen. Bei erheblichen Veränderungen in der Aufgabenstellung erfolgt eine sofortige Neuberechnung.