Sachverhalt:

Die Digitalisierung ist deutschlandweit in aller Munde. Zur Einsparung von Zeit, Aufwand und Kosten wird daher empfohlen, den allgemeinen Fortschritt nun auch im Verband voranzubringen.

Bis heute werden die Einladungen zur Vorstandssitzung wie auch zur Verbandsversammlung in Papierform und per Post verschickt, ausgenommen davon sind die Gemeinden des Amtes Probstei, da werden die Einladungen den Bürgermeisterinnen und Bürgermeistern zur Abholung in ein Fach gelegt. Es verbleiben aber weitere Gemeinden, die Einzelmitglieder, die Vorstandsmitglieder etc., die die Einladungen zur Vorstandssitzung bzw. Verbandsversammlung auch per Post bekommen. Den Einladungen sind alle Anlagen in Papierform beigefügt, sodass mit der Jahresrechnung, dem Prüfbericht, dem Haushaltsplan etc. pro Sitzung etwa 2.500 bis 3.000 Kopien angefertigt werden. Für das Verschicken der Einladungen fallen dann auch Portogebühren an.

Es wird nun empfohlen, dass die Einladungen zu den Sitzungen mit den Anlagen für die dem Amt Probstei angehörigen Gemeinden über das Portal „Mandatos“ zur Verfügung gestellt werden. Alle anderen Mitglieder des Verbandes sowie die Vorstandsmitglieder sollten die Einladungen mit den Anlagen per Mail zur Verfügung gestellt bekommen. Da sowohl die Sitzungen der Verbandsversammlung als auch die Anlagen zu den einzelnen Tagesordnungspunkten öffentlich sind, besteht kein datenschutzrechtliches Problem, wenn die Einladungen mit den Anlagen per Mail versendet werden. Die Vorstandssitzungen sind zwar nicht öffentlich, aber auch in den Vorstandssitzungen sind die Anlagen zur Sitzung nicht geheim und können dementsprechend auch per Mail versandt werden. Sollte es doch einmal einen nicht öffentlichen Tagesordnungspunkt in einer Sitzung geben, so kann die Anlage dazu per Post verschickt werden, in der Mail könnte darauf verwiesen werden.

Beschlussvorschlag:

Die Verbandsversammlung beschließt, dass ab sofort alle Einladungen mit den entsprechenden Anlagen zur Vorstandssitzung sowie zur Verbandsversammlung für die dem Amt Probstei angehörigen Gemeinden über „Mandatos“ zur Verfügung gestellt werden. Für die übrigen Mitglieder der Verbandsversammlung sowie für die Vorstandsmitglieder sind die Einladungen mit den Anlagen per Mail zuzustellen. Die Einladungen sind mindestens eine Woche vor der Sitzung zur Verfügung zu stellen. Sollte es nicht öffentliche Tagesordnungspunkte in einer Sitzung geben, so sind die Anlagen dazu per Post an die Mitglieder der Verbandsversammlung bzw. an den Vorstand zu verschicken, in der Mail mit der Einladung ist darauf zu verweisen.