6.1

Herr Amtsvorsteher Mönkemeier berichtet über die letzte Sitzung des Schwarzdeckenunterhaltungsverbandes.

 

Herr Bürgermeister Kokocinski betritt den Sitzungssaal.

 

Herr Amtsvorsteher Mönkemeier geht insbesondere darauf ein, dass es im Rahmen der Deckenerneuerung erforderlich ist, bestimmte Vorarbeiten durchzuführen. Er erläutert dies kurz. Diese Arbeiten sind nach der derzeitigen Satzung des Schwarzdeckenunterhaltungsverbandes von der jeweiligen Gemeinde selbst zu tragen. Man habe nun angeregt, die Satzung zu ändern und durch eine Umlageerhöhung von 5 Cent / m² und Jahr die Voraussetzung zu schaffen, dass der Eigenanteil für die jeweilige Gemeinde entfallen würde. Leider habe sich in der letzten Hauptversammlung des Schwarzdeckenunterhaltungsverbandes hierfür keine Mehrheit gefunden.

 

Dem Schwarzdeckenunterhaltungsverband sollen nunmehr die Straßenzüge benannt werden, für die die Deckenerneuerung im kommenden Jahr beantragt werden sollen. Entsprechende Haushaltsmittel für den genannten Eigenanteil wären dann durch die jeweilige Gemeinde bereitzustellen.

 

6.2

Herr Amtsdirektor Körber erinnert an die Terminvergabe während der Corona Zeit. Die Terminvergabe habe sich bewährt und sei bei den Bürger*innen und auch innerhalb der Verwaltung auf gute Resonanz stoßen, so dass man sich entschieden habe, sowohl während der inzwischen erfolgten Corona-Lockerungen als auch nach Beendigung der Pandemie, die Terminvergabe aufrechtzuerhalten. Hierfür habe man ein Online Tool angeschafft, mit dem sich die Bürger*innen ihre Termine buchen können. Es sei aber auch möglich, spontan in der Servicestelle ein Anliegen vorzutragen. Das Foyer sei geöffnet und die Servicestelle für die Bürger*innen zu den bekannten Öffnungszeiten erreichbar. Die Flurtüren allerdings werden auch nach der Pandemie geschlossen gehalten und man sei dabei, sich nach einem komfortablen Schließsystem umzuschauen. Gegebenenfalls werde man auch für das Foyer einen Terminal anschaffen, mit dem die Bürger*innen selbst spontan Termine buchen können, aber es werde auch dann immer Personal vor Ort sein.

 

6.3

Herr Amtsdirektor Körber berichtet, dass einige Gemeinden bereits ihre Hauptsatzungen dahingehend geändert haben, dass nunmehr auch in Fällen höherer Gewalt Sitzungen in Form von Videokonferenzen durchgeführt werden können. Er möchte an dieser Stelle noch einmal daran erinnern, dass es noch viele offene Fragen technischer und organisatorischer Art zu klären gibt, bevor Sitzungen als Videokonferenzen rechtssicher durchgeführt werden können. Er habe die Bürgermeister*innen bereits darauf hingewiesen, dass das Amt eine Begleitung solcher Sitzung nicht leisten könne. Dies hänge auch damit zusammen, dass an einem Abend häufig zeitgleich mehrere Sitzungen stattfinden. Sollte also eine Gemeinde von ihrer Hauptsatzungsregelung Gebrauch machen wollen, wäre es ratsam, sich hierfür eines externen Dienstleisters zu bedienen.

 

6.4

Herr Amtsdirektor Körber geht außerdem auf den digitalen Sitzungsdienst ein. Die Gemeinde Schönberg nutzt die I-Pads bereits seit geraumer Zeit. Die I-Pads für die Gemeinde Ostseebad Laboe werden ab heute ausgegeben. Die anderen Gemeinden werden sukzessive folgen. Aus den gemachten Erfahrungen werde man aber keine 1:1 Schulung mehr durchführen, da sich herausgestellt habe, dass viele Gremienvertreter*innen bereits Erfahrungen mit der Tablet Nutzung haben. Man werde daher mit den Geräten eine kleine Anleitung herausgeben und mögliche Fragen gern beantworten. Sollte es erforderlich sein, organisiere man gern für diejenigen Gremienvertreter*innen, die Bedarf haben, eine Schulung. Da die Gemeinde Schönberg die Geräte bereits geraume Zeit nutzt, denke man darüber nach, etwa Ende August den Papierversand einzustellen. Dies werde aber noch gesondert angekündigt.

 

6.5

Herr Amtsdirektor Körber berichtet, dass es dem Amt nun gelungen sei, mit Herrn Marco Michel ab 01.07.2021 einen Digitalisierungskoordinator einzustellen.

 

6.6

Herr Amtsdirektor Körber erinnert an die Umstellungsnotwendigkeit auf die Doppik. Die Vorarbeiten hierfür laufen bereits. Man habe auch eine neue Finanzsoftware angeschafft, die nach der Sommerpause in den Echtbetrieb geht. Dies deshalb, damit man nicht zum Jahreswechsel einen Softwareumstieg bewältigen muss. Das Programm kann sowohl die Kameralistik als auch die Doppik abbilden, so dass hiermit bereits jetzt schon gearbeitet werden kann. Die Bürgermeister*innen werden durch die Abteilung für Finanzen entsprechend eingebunden. Auch die Umstellungen auf eine zentrale HÜL laufen sukzessive. Herr Körber erinnert daran, dass man hierfür bereits die beiden Azubis, die inzwischen ihre Prüfung abgelegt haben, einsetze.

 

6.7

Schließlich spricht Herr Amtsdirektor Körber den geplanten Umzug des Team Laboe in die Volksbank an. Der Mietvertrag sei zum 01.08.2021 geschlossen. Die Bauarbeiten durch die Volksbank schreiten planmäßig voran. Man werde aber erst nach der Bundestagswahl Ende September die neuen Räumlichkeiten beziehen, damit die Abläufe für die Abwicklung der Bundestagswahl nicht gestört werden.