TOP Ö 7: Bekanntgaben und Anfragen

7.1

Herr Bürgermeister Gnauck erklärt, dass er in der letzten Zeit leider wieder häufiger feststellen musste, dass die Telefone von abwesenden Mitarbeitern nicht auf den jeweiligen Vertreter umgestellt worden sind, und auch Mails urlaubsbedingt teilweise nicht beantwortet werden. Er appelliert daran, den Mitarbeitern noch einmal bewusst zu machen, dass bei urlaubsbedingter Abwesenheit der jeweilige Vertreter in die Lage versetzt wird, zu agieren.

 

7.2

Herr Bürgermeister Gnauck erkundigt sich ferner, wie mit dem E-Mail Verkehr unter dem Stichwort Archivierung insgesamt umgegangen werde.

 

Herr Amtsdirektor Körber erläutert, dass eine Archivierung nach dem Archivgesetz im Amt selbst nicht vorgenommen werde. Hier bediene man sich des Kreises Plön. Dies betreffe aber den gesamten Unterlagenbestand des Amtes. Für den laufenden Verwaltungsablauf gelte, dass sämtliche E-Mails, die zu einem Vorgang gehören, wie aller anderer Schriftverkehr auch, selbstverständlich ausgedruckt und zur Akte genommen werden.

 

Herr Amtsmitarbeiter Lage erläutert die Archivierung speziell im Kassenbereich. Hier können die Bürgermeister bei Bedarf einen Zugang erhalten und damit die eigenen Kassenbestände selbst einsehen. Herr Amtsvorsteher Mönkemeier bedankt sich für diesen Hinweis.

 

Weitere Wortmeldungen liegen nicht vor. Herr Amtsvorsteher Mönkemeier schließt den öffentlichen Sitzungsteil. Die Sitzung wird ohne Pause mit dem nicht-öffentlichen Sitzungsteil fortgesetzt.