Sachverhalt:
In
der Sitzung der Gemeindevertretung vom 29.11.2018 wurde die Beschlussvorlage
„Konzept des Bürgermeisters zur Führung der Gemeinde“ einstimmig bei einer
Enthaltung beschlossen. Vorausgegangen war eine intensive und teils kontroverse
Diskussion im Haupt- und Finanzausschuss am 13.11.2018, in der dazu keine
abschließende Beschlussfassung erfolgte. Während die SPD Fraktion die Vorlage
des Bürgermeisters lobte und den Auftrag, entstanden durch den Beschluss in der
konstituierenden Sitzung der Gemeindevertretung am 21. Juni 2018 als
vollumfänglich erfüllt sahen, meldeten CDU und EIS Fraktion noch weiteren
Diskussionsbedarf an und baten darum, die Vorlage bis zur Gemeindevertretung
ggf. noch zu überarbeiten.
In
der am 29.11.2018 folgenden Sitzung der Gemeindevertretung wurde die Vorlage
unverändert eingebracht. Bei der mündlichen Darstellung durch den Bürgermeister
wurden allerdings einzelne Textpassagen der Vorlage hervorgehoben und teils
vorgelesen. Im Gegensatz zu den Beratungen im Haupt- und Finanzausschuss haben
nun alle Fraktionen den Inhalt nachvollziehen können bzw. die Ausarbeitung der
Vorlage entsprechend gewürdigt. Um Missverständnissen vorzubeugen betonten die
Fraktionen von CDU und EIS zudem, dass man zwar vor der Wahl des Bürgermeisters
einen anderen Kandidaten aufgestellt bzw. unterstützt habe, man aber das
Wahlergebnis der Schönbergerinnen und Schönberger akzeptieren würde und man
hinter dem im Frühjahr 2017 gewählten Bürgermeister stehen und ihn unterstützen
wollen würde. Es gäbe lediglich einen Dissens innerhalb der Fraktionen was die
Erwartungshaltung zu den Inhalten der Konzeptdarstellung angeht. Auch dem
Bürgermeister liegt die gute Zusammenarbeit mit allen Fraktionen am Herzen, um
gemeinsam das Beste für die Gemeinde Schönberg zu erzielen.
In
Ziffer Zwei der beschlossen Vorlage des Bürgermeisters heißt es: „Vertreter aller drei Fraktionen setzen den
Dialog über die gemeindlichen Strukturen mit dem
neuen Bürgermeister fort und treffen sich zu einem Werkstatttermin um
ergebnisoffen zukünftige mögliche Strukturveränderungen zu besprechen.“ Dazu
wurde von der CDU und der EIS Fraktion der Wunsch an den Bürgermeister
herangetragen, neben der Analyse und den daraus resultierenden
Schlussfolgerungen zur Struktur, die in der Vorlage von ihm dargestellt wurden,
auch einen konkreten Struktur- bzw. Personalvorschlag als Gesprächsgrundlage zu
machen.
Dieser
erbetene konkrete Personalvorschlag erfolgte daraufhin durch den Bürgermeister
im Rahmen der Haushaltsberatungen am 29.01.2019 im Haupt- und Finanzausschuss.
Hier wurde im Rahmen der Stellenplanberatungen vom Bürgermeister vorgeschlagen,
im Stab des Bürgermeisters zwei Stellen vorzusehen eine EG12 Stelle
(Projektassistenz/Projektmanagement) und eine EG7 Stelle (Bürokraft). Dieser
Personalvorschlag wurde auch in den früheren Gesprächen der Fraktionsvorsitzenden
mit dem früheren Bürgermeister Dirk Osbahr diskutiert. Zu einer Entscheidung
dazu kam es durch den Rücktritt des damaligen Bürgermeisters und dem damit
verbundenen Ausscheiden aus dem Amt nicht mehr. Da das Werkstattgespräch bis zu
den Haushaltsberatungen noch nicht stattfinden konnte, erfolgte während der
Beratungen von dem Bürgermeister der Vorschlag, beide Stellen zwar im
Stellenplan vorzusehen aber mit einem Sperrvermerk zu versehen, so dass eine
Freigabe erst nach erneutem Beschluss in der Gemeindevertretung nach dem
gemeinsamen Werkstattgespräch erfolgen würde.
Diesem
Vorschlag wurde aber mehrheitlich nicht gefolgt, die EG12-Stelle soll zunächst
aus dem Stellenplan gestrichen werden, lediglich der EG7 Stelle wurde bei den
Vorberatungen zugestimmt. Allerdings wurde diese dann während der
abschließenden Haushaltsberatungen am 07.02.2019 mit einem Sperrvermerk
versehen, bis eine weitere inhaltliche Beschreibung der Stelle im Rahmen des
Werkstattgesprächs erfolgt ist.
Dieser
Termin der Fraktionsvorsitzenden mit dem Bürgermeister fand dann auf Einladung
der Bürgervorsteherin am 09.05.2019 statt. An dem Termin nahm auch die für
Personal zuständige Amtsleitung Frau Grulich teil. In dem Gespräch erläuterte
der Bürgermeister seine personellen Vorstellungen, der zu den in den
Haushaltsberatungen eingebrachten Stellen.
Grundlage
aller Überlegungen sind die Ausführungen im „Konzept des Bürgermeisters zur
Führung der Gemeinde“. Hier heißt es u.a.:
„…Fazit zur Organisation des Verantwortungsbereichs des Bürgermeisters…
-
Bedarf es einer personellen oder
strukturellen Nachsteuerung?
Um
es klar zu sagen: Es ist möglich eine Gemeinde wie Schönberg in der bisherigen
Struktur zu führen, unter der Voraussetzung, dass die Ansprüche auf eine
umfassende Kommunikation zur Selbstverwaltung und Bürgerschaft nicht zu
hochgeschraubt werden und der Umsetzung für Projekte bzw. Beschlüsse die
notwendige Zeit eingeräumt werden.
-
Erscheint eine personelle
Unterstützung zur Optimierung der Tätigkeitsbereiche des Bürgermeisters
sinnvoll?
Vor
dem Hintergrund der bisher genannten Wünsche der Selbstverwaltung in Sachen
Kommunikation und der selbst gesteckten Ziele der Gemeindevertretung zum
Beispiel in Sachen Umsetzung des Ortsentwicklungs- und Tourismuskonzept ist ein
zur Verfügung stellen hauptamtlicher, professioneller Ressourcen unter Führung
des Bürgermeisters eine nicht nur sinnvolle, sondern für die Zielerreichung
notwendige Nachsteuerung…“
Zusammengefasst
heißt das, dass wenn man im Ergebnis mehr Leistung erwartet, man dafür mehr
personelle Ressource zur Verfügung stellen muss!
Wie schon während der Haushaltsberatungen ausgeführt, wird vorgeschlagen
zwei sogenannte Stabsstellen an der Seite des Bürgermeisters anzusiedeln –
ähnlich wie dieses z.B. auch bei der amtsangehörigen Stadt Lütjenburg der Fall
ist, wo dem Bürgermeister u.a. ein Gemeindereferent, der projektorientiert für
den Bürgermeister tätig ist, zur Seite steht. In größeren Gemeinden mit eigener
Verwaltung, wird die Arbeit des Bürgermeisters i.d.R. durch einen sogenannten
büroleitenden Beamten unterstützt. Die Schaffung einer solchen Stabstelle ist
also durchaus üblich.
Die beiden empfohlenen Stellen sollen direkt beim Bürgermeister
angesiedelt und wie bei Stabstellen üblich keiner weiteren Organisationseinheit
zugeordnet werden.
Die wesentliche Organisationsstruktur bleibt davon unberührt. Für die
beiden Eigenbetriebe Ortsentwässerungsbetrieb (OEB) und Tourist-Service (TS)
bleiben zuständig die jeweiligen Betriebsleiter (beide EG11) und an der Spitze
der Bürgermeister als verantwortlicher Werkleiter und für den Regiebetrieb
Bauhof der Betriebsleiter mit dem Bürgermeister als Dienstvorgesetzten. Diese
Aufteilung in drei eigenständige Betriebe hat sich bewährt. Das angefügte
Schaubild stellt die bestehende Struktur inkl. der zwei neu zu schaffenden
Stabsstellen gut dar.
Durch die beiden neu zu schaffenden Stabsstellen soll der Bürgermeister quantitativ
entlastet und seine Arbeit qualitativ verbessert werden. Die Aufgabe einer
solchen Projektmanagementstelle umfasst vor allem die
Entscheidungsvorbereitung, die fachliche Beratung und die
Informationsverarbeitung. Inhaltlich soll sich die neue Projektmanagementstelle
mit folgenden Bereichen befassen:
a) Unterstützung im Bereich
Umsetzungsmanagement des Ortsentwicklungs- und Tourismuskonzept Schönberg 2030
(ca. 40 Prozent)
Hier erfolgte in der Vergangenheit
eine Unterstützung durch das Planungsbüro CESA in Berlin, die auch das Konzept „Schönberg
2030“ erstellt haben. Aus personalbedingten Gründen hat das durch die Gemeinde
Schönberg beauftragte Planungsbüro die weitere Zusammenarbeit aufkündigen
müssen und eine Beauftragung über das Jahresende 2018 hinaus abgelehnt. In dem
Übergabegespräch am 16.11.2018, an dem auch Vertreter aller drei Fraktionen
teilgenommen haben, wurden durch den Geschäftsführer Herrn Wolf Uwe Rilke die
großen Fortschritte der Gemeinde Schönberg bei der Umsetzung des Konzepts
„Schönberg 2030“ hervorgehoben und die Zusammenarbeit mit der mit Amt Probstei
und dem Bürgermeister als vorbildhaft gelobt - da gäbe es auch ganz andere
Erfahrungen. Es wurde bei dem Termin der Gemeinde empfohlen, das weitere
Umsetzungsmanagement nicht in dritte Hände (ein neu zu suchendes Planungsbüro)
zu geben sondern eigene Personalkraft dafür einzustellen. Weder das Amt noch
die Gemeinde seien alleine in der Lage, ohne zusätzliche personelle
Unterstützung dieses umfangreiche Projekt zu stemmen.
b) Unterstützung im Bereich Ortsmarketing
(ca. 40 Prozent)
Das Thema Ortsmarketing hat für die
Gemeinde Schönberg nicht zuletzt als Ostseebad und touristische Nummer eins im
Kreis Plön eine hervorgehobene Rolle. Am 17.11.2018 haben in einem ausgiebigen
Workshop zu diesem Thema, an dem neben dem Bürgermeister/Werkleiter mit
Mitarbeitern des Tourist-Service auch Vertretungen der Fraktionen sowie
Vorstandsmitglieder des Gewerbevereins teilgenommen haben. In diesem mit
externer Moderation durchgeführten Workshop wurden sehr viele konkrete Projekte
und Handlungsziele erarbeitet. Dabei wurde auch schnell deutlich, dass eine
Zuarbeit in diesem Bereich nicht durch das bestehende Personal der Gemeinde alleine
erreicht werden kann, sondern eine zusätzliche Personalkraft dafür eingestellt
werden müsse.
c) Kommunikation und andere
Projekttätigkeiten
Neben den genannten beiden
Haupttätigkeitsfeldern „Umsetzungsmanagement des Ortsentwicklungs- und
Tourismuskonzept Schönberg 2030“ und „Unterstützung im Bereich Ortsmarketing“
ist der Bereich Kommunikation ein weiteres Tätigkeitsfeld, das dieser Stelle
zugeordnet werden soll. Hier geht es um die Umsetzung von
Workshops/Beteiligungsaktionen mit Akteuren aus Politik, Wirtschaft,
Mitarbeitern und vor allem der Bürgerschaft, wie z.B. auch der unter b)
genannte Workshop, für die i.d.R. selbständige Moderatoren eingekauft werden
müssen. Aber auch die verbesserte Kommunikation zur Selbstverwaltung
(Fraktionen der Gemeindevertretung) bzw. die Aufrechterhaltung des
Informationsflusses bei Krankheit oder Urlaubsabwesenheit des hauptamtlichen
Bürgermeisters sollen durch die neue Kraft unterstützt werden.
Anbei das Schaubild
zu den Stelleninhalten.
Die EG7-Stelle der Bürokraft soll dem Bürgermeister als Assistenz
zuarbeiten, insbesondere zu den Zeiten, in der eine personelle Unterstützung
durch das Amt nicht erfolgen kann und somit die Kommunikation zu
Selbstverwaltung und Bürgern verbessern. Zudem soll sie bei der
Geschäftsführung des Wirtschaftsausschusses unterstützen und bei der
Koordinierung zusätzlicher Termine oder bürohandwerklicher Tätigkeiten im
Bereich Projektmanagement zuarbeiten. Bei dem Werkstatttermin am 9.5.2019
bestand auch bei allen Fraktionen Einigkeit darüber, dass diese beim Bürgermeister
angesiedelte Stelle notwendig und sinnvoll ist.
In der Haupt- und Finanzausschusssitzung im Mai 2019 wurde darum
gebeten, auch noch mal die Einstufung der Betriebsleiterstelle des
Eigenbetriebs Tourist-Service zu hinterfragen, für die die EG11 im Stellenplan
vorgesehen ist. Der Bürgermeister hat zugesagt dieses zu klären bevor die
Stelle wieder neu ausgeschrieben werden soll. Nach Rücksprache mit der
Personalabteilung des Amtes Probstei ist eine Einstufung der
Betriebsleiterstelle mit der EG11 mit den Arbeitsinhalten, so wie die Stelle im
Herbst 2017 ausgeschrieben wurde so korrekt. Von daher gibt es keinen fachlich,
sachlichen Grund, die Ausschreibung der Stelle weiter hinauszuzögern. Es gibt
bereits Nachfragen bzw. Interessensbekundungen von potentiellen
ernstzunehmenden Bewerbern für diese Stelle, die die Hoffnung begründen, dass
zeitnah eine qualifizierte Wiederbesetzung der Stelle erfolgen kann. Jegliche
weitere Verzögerung führt unweigerlich zu Mehrbelastungen der Mitarbeiterschaft
des Eigenbetriebs Tourist-Service und zu Verzögerungen bei der Planung und
Umsetzung notwendiger Projekte und Tätigkeiten. Eine Tourismusgemeinde wie
Schönberg sollte bei dieser wichtigen Personalbesetzung keine lange Vakanz
zulassen, um nicht wirtschaftlich wie auch imagebedingt Schaden zu erleiden.
Um die vertrauensvolle Zusammenarbeit mit der Selbstverwaltung zu
erhöhen, sollen die Fraktionen bei den Auswahlgesprächen der beiden
höherwertigen EG11 und EG12 Stellen beteiligt werden, um in Transparenz und in
gegenseitiger Beratung die bestmögliche Auswahl für diese für die Gemeinde
Schönberg so wichtige Stellenbesetzung sicher zu stellen.
Anlagenverzeichnis:
Stellenausschreibung der Betriebsleiterstelle aus 2017
Beschlussempfehlung:
1.
Der
Sperrvermerk für die im Stellenplan vorgesehene EG7 Stelle für eine Bürokraft
wird aufgehoben. Die Stelle kann entsprechend ausgeschrieben werden.
2.
Eine
neue EG12 Stelle für den Bereich Projektmanagement wird eingerichtet. Die
Stelle wird so rechtzeitig ausgeschrieben, dass eine Besetzung zum 1.1.2020
erfolgen kann. Die stellenplanrechtlichen Voraussetzungen sind zu schaffen und
Mittel für den Haushalt 2020 vorzusehen. Zur weiteren inhaltlichen
Ausgestaltung dieser Stelle soll vor Ausschreibung ein weiteres Werkstattgespräch
unter Beteiligung der Fraktionen, der Betriebsleitungen und einer externen
Moderation im 3. Quartal 2019 stattfinden. Auf eine Veränderung der Werkleitung
wird verzichtet.
3.
Die
Stelle des Betriebsleiters des Eigenbetriebs Tourist-Service soll zu den
gleichen Bedingungen wie 2017 als EG11 Stelle schnellst möglich ausgeschrieben
werden.
4.
An den
Auswahlgesprächen für die Stelle der Betriebsleitung des Eigenbetrieb
Tourist-Service und der Stelle für das Projektmanagement sollen die Fraktionen
beteiligt werden.