Sachverhalt:

Beigefügt wird der Haushaltsplan nebst Stellenplan des Amtes Probstei für das Haushaltsjahr 2019 mit der Bitte um Beratung und Beschlussfassung.

Die Amtsumlage einschließlich Personalkosten, Sachkosten und Umlagen für den TVP steigt im Jahr 2019 auf einen Betrag von 4.527.900,00 € (Vorjahr 4.270.300,00 €), also um 257.600,00 € (Vorjahr 223.500,00 €). Hiervon entfallen 142.700,00 € auf die Personalkosten und 1.400,00 € auf den TVP.

Der selbst bei gleichbleibendem Personalbestand tariflich bedingte und kaum verhinderbare Anstieg um 3,09 % ab dem 01.04.2019 ist dabei eingeplant, ebenso wie die auf Basis eines Beschlusses im vergangenen Jahr neu geschaffene Stelle in der Planungsabteilung (ca. 51.000,00 €). Aus Sicht der Verwaltung besteht insoweit daher kaum Erläuterungsbedarf.

Aus dem Stellenplan ist allerdings eine neue Stelle zu entnehmen, die ausschließlich Tätigkeiten für den Breitbandzweckverband vornehmen soll. Im Zuge der bisherigen Aufgaben des Breitbandzweckverbandes und vor allem mit Blick auf die künftigen Aufgabenstellungen wird es nicht mehr möglich sein, die Tätigkeiten quasi mit Bordmitteln erfüllen zu können. Es ist zwingend notwendig, hierfür gesondertes Personal bereitzustellen. Die Notwendigkeit dieser Stelle wird durch Aussagen des Breitbandkompetenzzentrums aber auch der Fa. TNG bestätigt. Für den Amtshaushalt entstehen allerdings keine Belastungen, da die hierdurch entstehenden Personalkosten durch die Gemeinden des Breitbandzweckverbandes getragen werden.

Zu vorstehendem aber auch einzelnen tarifbedingt entstehenden Veränderungen werde ich in der Sitzung natürlich ergänzend erläutern.

Hinsichtlich der Sachkosten ist festzustellen, dass diese im Haushaltsjahr 2019 planmäßig 780.200,00 € (Vorjahr 666.700,00 €) betragen werden, mithin um 113.500,00 € steigen.

Unter Berücksichtigung einer Rücklagenentnahme zur Finanzierung einmaliger Ausgaben i Bereich der Sachkosten wäre der auf die Gemeinden umzulegende Betrag noch deutlich höher, denn alleine durch die beschlossene Anmietung entstehen laufende Kosten für Miete und Nebenkosten in Höhe von ca. 49.800,00 € für den Zeitraum im Jahr 2019 ab Februar.

Neben nicht vermeidbaren leider üblichen Sachkostensteigerungen sind allerdings auch Positionen bzw. Maßnahmen enthalten, die durchaus einmaligen Charakter besitzen und im Wege einer Rücklagenentnahme finanziert werden sollen. Damit wird erreicht, dass die Gemeinden nicht höher als in ihren Haushalten vorgesehen, belastet werden.

Zu den Maßnahmen im Einzelnen:

Um die bereits im Prüfungsbericht vorgesehenen formalen Mängel im Bereich des Datenschutzes abarbeiten zu können (Erstellung von Verfahrensverzeichnissen etc. pp.) ist eine Zusammenarbeit mit dem Amt Lütjenburg vorgesehen. Das Amt Lütjenburg hat bereits die Bereitstellung eines Betrages von 20.000,00 € beschlossen. In diesem Haushalt sind Mittel in Höhe von 30.000,00 € vorgesehen. Bereits der vorherige Bericht zeigte entsprechende Handlungsnotwendigkeiten auf, die zwingend zu beheben sind. Angesichts des ohnehin steigenden Aufwandes ist eine Behebung mit Bordmitteln nicht erreichbar. In welcher exakten Art und Weise die Umsetzung erfolgt (befristetes Personal oder Auftragsvergabe) wird mit dem Amt Lütjenburg abgestimmt werden.

Des Weiteren sind Mittel in Höhe von 50.000,00 vorgesehen (HHst. 021.6550), um ein Digitalisierungskonzept zu erarbeiten. Hierzu ist folgendes anzumerken. Das Amt Probstei war in den vergangenen Jahren immer bemüht und hat verschiedenste Digitalisierungsmaßnahmen bereits umgesetzt (Homepage, Gremieninformation, Online-Angebote etc.). Derzeit finden auf Kreisebene bereits Diskussionen statt, in denen es im Rahmen eines sog. Dokumentenmanagementsystems um das Ziel eines papierlosen Büros geht. Ebenso ist in vielen Gemeinden derzeit in der Diskussion, zumindest einen papierlosen Sitzungsdienst zu realisieren (hierzu vgl. unten). Um zu gewährleisten, dass hier verschiedene Themen ineinandergreifen, Auswirkungen bewerten und beurteilen zu können und nicht zuletzt konkrete Maßnahmen zu verorten, ist es Ziel der Verwaltung, ein Digitalisierungskonzept zu erstellen, welches dann in die Umsetzung gebracht werden kann. Hierzu ist zwingend eine externe Begleitung notwendig, die von einer Projektgruppe bestehend aus Verwaltung und unbedingt auch aus der Selbstverwaltung begleitet wird. Ob die Mittel in Gänze wirklich gebraucht werden, kann derzeit nicht beurteilt werden. Es wird aber davon ausgegangen, dass diese auskömmlich sind.

Mittel für die Beschaffung von Tablets, um einen papierlosen Sitzungsdienst zu gewährleisten sind im Haushalt noch nicht enthalten. Hierzu findet derzeit eine Recherche über zu erwartende Kosten statt. Auch haben bereits Gespräche mit denkbaren Dienstleistern stattgefunden. In der Sitzung werde ich über den Stand der Recherche und etwaige Kosten berichten.

Im Zuge der Anmietung des OGs der Fördesparkasse amtsseitig entstehende Umbaukosten und Beschaffungskosten für Ergänzungsmöbel sind mit einem Ansatz von 34.000,00 € in der Haushaltsplanung enthalten. Außerdem stehen hierfür noch Haushaltsreste in Höhe von ca. 27.000,00 € zur Verfügung.

Zuletzt ist darauf hinzuweisen, dass die EDV-Verkabelung im Rathaus alters- und technikbedingt an ihre Leistungsgrenzen stößt. Eingesetzte Programme werden immer komplexer. Das Datenvolumen steigt stetig. Es ist nach Aussage der IT zumindest notwendig, die Verbindung zwischen den Stockwerken und den Servern mittels Glasfaser herzurichten. Gleiches gilt für die Anbindung an das OG der Fördesparkasse. Ob zu den Sitzungen des Haupt- bzw. Amtsausschusses bereits konkrete Angebote vorliegen, ist derzeit leider fraglich. Im Entwurf des Haushaltes sind zunächst Mittel in Höhe von 50.000,00 € angesetzt. Auch an dieser Stelle, werde ich natürlich über den Sachstand berichten.

Abschließend weise ich noch einmal darauf hin, dass diese vorstehenden Maßnahmen aus der Rücklage finanziert werden können. Das bereits absehbare Ergebnis der Jahresrechnung 2018 lässt erwarten, dass ein nicht unerheblicher Betrag der Rücklage im Gegenzug zugeführt werden kann.

In der Sitzung werde ich die einzelnen Vorschläge natürlich eingehender erläutern, als dies im Rahmen dieser stichwortartigen Ausführung möglich wäre.

Um Beratung und ggfs. Beschlussfassung wird gebeten.

Beschlussvorschlag:

für den Hauptausschuss:

Der Hauptausschuss empfiehlt dem Amtsausschuss den Beschluss des Haushaltsplans, des Stellenplans und der Haushaltsatzung für das Haushaltsjahr 2019 in der vorliegenden Fassung.

für den Amtsausschuss:

Der Amtsausschuss beschließt den Haushaltsplan, den Stellenplan und die Haushaltssatzung für das Haushaltsjahr 2019 in der vorliegenden Fassung.